Příloha knihovního řádu č. 6
Poučení o ochraně osobních údajů
Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů uživatelů knihovny je Městská knihovna Břeclav, příspěvková organizace.
Zpracovávané osobní údaje
- MěK Břeclav zpracovává osobní údaje uživatele, který je registrovaným čtenářem, jeho zástupcem nebo ručitelem, na základě smlouvy o poskytování služeb a v souladu s nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.
- MěK Břeclav zpracovává základní a další osobní údaje, statistické údaje, údaje služební, údaje účetní a právní. Údaje jsou zpracovávány za účelem:
a) poskytování služeb čtenářům,
b) ochrany majetku MěK Břeclav a knihovního fondu,
c) statistického hodnocení činnosti MěK Břeclav,
d) evidence pohledávek a účetních operací,
e) postupu při vyřizování žádostí čtenářů,
f) informování o službách poskytovaných MěK Břeclav. - Základními údaji registrovaného čtenáře jsou jeho:
a) jméno a příjmení,
b) datum narození,
c) kontaktní adresa v EU, pro občany mimo EU usazenost v ČR,
d) druh a číslo osobního dokladu,
e) a stát, který tento doklad vydal. - Údaje podle odst. 3 je povinen žadatel o registraci uvést a strpět jejich zpracování.
- Dalšími údaji, které však žadatel o registraci není povinen uvést, jsou:
a) další adresa,
b) e-mailová adresa,
c) telefon,
d) pohlaví,
e) akademické tituly,
f) údaj o tom, že je čtenář studentem, důchodcem či držitelem průkazu ZTP,
g) u čtenářů do 15 let údaj o navštěvované škole a třídě. - Základní údaje a další údaje zákonného zástupce a ručitele, případně osoby, která za čtenáře jedná, se zpracovávají v obdobném rozsahu a struktuře jako základní údaje čtenáře. Základní údaje jsou tyto osoby povinny uvést a strpět jejich zpracování. Další údaje nejsou povinny uvést.
- Registrovaný čtenář, jeho zákonný zástupce a ručitel jsou povinni změny jména, příjmení a adres oznámit bez zbytečného odkladu.
- Údaje dle odst. 5 písm. a) až e) uvede čtenář, pokud chce umožnit, aby tyto údaje MěK Břeclav využívala pro komunikaci s ním, např. pro vyrozumění o splněné rezervaci či upomínání. Údaj dle odst. 5 písm. f) uvede, pokud chce čerpat výhody, které MěK Břeclav poskytuje držitelům průkazu.
- Údaje služební jsou údaje o provedených transakcích se čtenářským kontem včetně místa a času transakce a jména obsluhujícího knihovníka. Údaje služební jsou zejména údaje o:
a) čtenářských průkazech,
b) provedení a ukončení absenční výpůjčky nebo prezenční výpůjčky,
c) rezervaci knihovní jednotky,
d) přihlášení do čtenářského konta prostřednictvím internetu,
e) náhradě škody na vypůjčené knihovní jednotce. - Údaje účetní jsou údaje o provedených peněžitých transakcích, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech.
- Údaje právní jsou údaje o právních krocích, které MěK Břeclav učinila vůči čtenáři či jeho ručiteli, který se ocitl v prodlení se splněním svého dluhu. Zejména jde o údaje, kdy a kterému veřejnému úřadu byl adresován návrh směřující k obraně práv MěK Břeclav a jak tento úřad o návrhu rozhodl.
Práva čtenářů v souvislosti s ochranou osobních údajů
- Práva čtenáře jako subjektu údajů jsou zaručena. Čtenář má právo na přístup ke svým osobním údajům, včetně práva získat automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strojově čitelném formátu (právo na přenositelnost), a právo na opravu svých osobních údajů.
- Čtenáři na jeho žádost MěK Břeclav poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožní náhled do přihlášky čtenáře a do dalších dokladů u ní uložených. MěK Břeclav poskytuje přístup k některým osobním údajům též prostřednictvím čtenářského konta.
- Jsou-li údaje nesprávné, čtenář sdělí MěK Břeclav údaje správné. Základní údaje registrovaného čtenáře s výjimkou kontaktní adresy je čtenář povinen prokázat přiměřeným způsobem (prostřednictvím osobního dokladu). Kontaktní adresu, e-mailovou adresu a telefon může čtenář věku alespoň 15 let změnit též on-line po přihlášení do svého čtenářského konta.
- Čtenář, který zjistí nebo se domnívá, že MěK Břeclav zpracovává jeho osobní údaje v rozporu s ochranou soukromého a osobního života, může požádat MěK Břeclav o vysvětlení a odstranění takto vzniklého stavu (zejm. opravou, doplněním, omezením zpracování nebo likvidací osobních údajů). Je-li žádost čtenáře shledána oprávněnou, MěK Břeclav odstraní neprodleně závadný stav způsobem podle povahy případu.
- Čtenář má právo obrátit se kdykoliv se svým podnětem týkajícím se jeho osobních údajů na osobou odpovědnou za správu osobních údajů organizace, kterou je ředitel knihovny Mgr. Jaroslav Čech, tel. 725 107 305, e-mail reditel@knihovnabreclav.cz, případně stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Uchovávání osobních údajů
- Osobní údaje čtenáře, jeho zástupce a ručitele MěK Břeclav uchovává na originálech a kopiích písemností, kterými jsou:
a) přihláška čtenáře,
b) doklady předložené čtenářem, které odůvodňují jeho žádost,
c) účetní a právní doklady. - Písemnosti jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.
- Osobní údaje čtenáře nebo jeho zákonného zástupce a ručitele MěK Břeclav uchovává v počítačových databázích, které dokumentují údaje ve výše uvedeném rozsahu a změny v nich provedené.
- Počítačové databáze jsou uloženy na vyhrazených serverech. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců. Přístup k datům chrání nejméně dva ochranné systémy.
- Osobní údaje čtenáře, jeho zákonného zástupce a ručitele MěK Břeclav uchovává na archivních médiích, která uchovávají stav databází uvedených v odst. 3 vždy k určitému datu. K archivním médiím přistupuje pouze odpovědný zaměstnanec na základě zvláštního pověření ředitele MěK Břeclav.
- MěK Břeclav předává osobní údaje třetím osobám pouze tehdy, jestliže o to požádá čtenář ve vztahu ke svým údajům, jestliže tak stanoví právní předpis nebo v případě ochrany svých práv vůči dlužníkovi.
Doba zpracovávání osobních údajů a jejich likvidace
- MěK Břeclav zpracovává osobní údaje od okamžiku, kdy žadatel o registraci předá MěK Břeclav vyplněnou přihlášku.
- Osobní údaje čtenáře MěK Břeclav likviduje, jakmile čtenář písemně projeví přání dále nebýt registrovaným čtenářem. Podmínkou je, že tento čtenář nemá vůči MěK Břeclav žádný dluh.
- Osobní údaje čtenáře MěK Břeclav likviduje i bez žádosti čtenáře, pokud od konce posledního registračního období uplynul jeden rok a zároveň uplynul jeden rok od vypořádání posledního dluhu čtenáře vůči MěK Břeclav. Na žádost čtenáře uchovává MěK Břeclav osobní údaje vždy o jeden rok déle.
- Účetní údaje MěK Břeclav likviduje vždy k 1. lednu roku následujícího po uplynutí 10 let od provedení peněžité transakce.
- MěK Břeclav nelikviduje základní osobní údaje čtenáře, kterému byly rozhodnutím ředitele MěK Břeclav podle čl. 10 odst. 5 KŘ odepřeny služby registrovanému čtenáři, po dobu trvání tohoto opatření.
- Osobní údaje ručitele nebo zákonného zástupce čtenáře likviduje MěK Břeclav, jakmile pominul důvod pro ručení či zastupování.
- Pokud je táž osoba zároveň čtenářem, ručitelem či zákonným zástupcem čtenáře, likviduje MěK Břeclav její osobní údaje teprve, když zanikne poslední z těchto vztahů.
- Čtenář, který vůči MěK Břeclav nemá žádný dluh, může žádat o částečnou likvidaci některých svých osobních údajů, aniž by přitom byla ukončena jeho registrace za čtenáře.
- Osobní údaje registrovaného čtenáře zaznamenané v listinné podobě likviduje MěK Břeclav skartací těchto listin. Pro skartaci se uplatní zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění a další právní předpisy.
- Osobní údaje registrovaného čtenáře zachycené v počítačových databázích jsou zlikvidovány vymazáním identifikačních údajů (anonymizace). Takto anonymizované údaje jsou dále používány pouze pro statistické účely.
V Břeclavi 1. června 2025
Mgr. Jaroslav Čech ředitel MěK Břeclav